word 文档批注技巧 使用案例图文教程

word批注是对文档中相关内容进行的注释，由批注标记、连线及批注框构成。当需要对文档进行附加说明时，就可以插入批注。word 插入批注后，可以通过特定的定位功能，对批注进行查看。当不再需要某条批注时，也可以将其删除，word 文档批注功能的使用方法如下：

　　一、插入批注

　　在对文档进行审阅时，若要对某一字段进行详细注释，或者提出建议，但又不希望更改原文，此时可以插入批注。

　　1、新建批注

　　我们在电脑中利用word 新建一个文档，将光标定位到要添加批注的位置，切换至“审阅”选项卡，在“批注”组中单击“新建批注”按钮，如下图1所示。

图1

　　2、插入批注框的效果

　　此时会在光标位置插入一个批注标记、连线和批注框，如下图2所示。

图2

　　3、输入批注内容的效果

　　在批注框中输入具体的批注内容，如下图3所示，此时就完成了批注的插入。

图3

　　二、查看批注

　　查看批注即具体查看批注框中的注释信息，其方法很简单，通过“上一条”或“下一条”命令即可完成在多个批注之间切换。

　　1、查看下一条批注

　　在word文档中插入其他批注，定位到某一个批注框，单击“批注”组中的“下一条”按钮，如下图4所示。

图4

　　2、查看下一条批注的效果

　　此时将自动跳转到下一条批注，并以深红色显示，如下图5所示。

图5

　　三、删除批注

　　当用户完成对批注的审阅或者不再需要某项批注时，可以将其删除。用户既可利用功能菜单命令来完成删除批注的操作，也可使用右键菜单命令来完成。

　　1、删除批注

　　将光标定位在需要删除的批注框中，在“批注”组中单击“删除”按钮，在展开的下拉列表中单击“删除”选项，如下图6所示。

图6

　　2、删除批注的效果

　　此时光标定位的批注就被删除了，如下图7所示。

图7

　　还有一种删除批注的方法是直接右击需要删除的批注，从弹出的快捷菜单中单击“删除批注”命令。当需要一次性删除文档中的所有批注时，只需在“批注”组中单击“删除”按钮，在展开的下拉列表中单击“删除文档中的所有批注”选项即可。