通过Excel组合字段区分数据

使用Excel中，组合字段，是数据透视表非常有用的功能之一。例如，我们可以把日期按照年、季度和月份进行组合。得到年、季度和月份的汇总数据；还可以对员工的年龄数字进行组合，得到各个年龄段的员工分布；也可以对城市、省份、商品等进行组合，得到更多的分析角度：等等，我们用下面的两个案例来学习下通过Excel组合字段分析数据。

案例1

图1所示是2008年和2009年每天的销售流水账，现在要求制作一个如图2所示的年、季度和月份汇总的报表。

图1

图2

1、制作基本的Excel数据透视表，并设置报表格式，如图3所示。

图3

2、单击字段“日期”内的任意单元格，右击，选择快捷菜单中的“组合”命令，如图4所示。

图4

3、此时会打开“分组”对话框，在“步长”列表框中选择“月”。“季度”和“年”，如图5所示。

图5

4、单击“确定”按钮，即可得到需要的报表。

案例2

图6所示是一个员工基本信息数据表格，现在要求制作一个如图7所示的各个部门在职人员的不同年龄段的员工人数报表。

图6

图7

1、制作基本的数据透视表，并设置报表格式，如图8所示。这里要注意：把字段“高职时间”拖放到筛选字段区域，并选择“空白”项目，因为高职时间为空白的才是在职人员；把字段“部门”拖放到行字段区域；把字段“年龄”拖放到列字段区域；把字段“姓名”拖放到数值字段区域，并注意其分类汇总方式应为计数。

图8

2、单击字段“年龄”内的任意单元格（也就是第4行的年龄数字单元格），右击，选择快捷菜单中的“组合”命令。

3、此时会打开“分组”对话框，设置“起始于”、“终止于”和“步长”值，比如要从26——50岁之间，每隔5岁为一组，就在“起始于”、“终止于”和“步长”文本框中分别输入数字26、50和5，如图9所示。

图9

4、单击“确定”按钮，即可得到如图10所示的数据透视表。

图10

5、把各个年龄段的项目名称修改为具体的名称，即可得到要求的报表。

上面的两个案例，让我们知道了通过Excel组合字段分析数据我们还可以做出其他更多的数据分析，组合字段后，我们在工作的时候效率会提高更多，而且分析出来的数据会更加详细。