Excel数据区分的基础图文教程

通过运用前文中介绍给大家的 Excel 技巧，只是提高 Excel 的操作效率，并不能提高你的工作成果，以及作为商务人士的价值。Excel 只是一个工具。如果没有以“熟练运用这个工具，如何才能提高工作成绩？”这样的出发点来思考问题，那么无论掌握多少 Excel 函数和功能都没有任何意义。我们需要掌握的是准确并快速地完成反应工作成果的资料的能力。

使用 Excel 完成的主要工作是“制作表格”。那么，制作何种表格才能创造出有价值的工作？对他人有所帮助？能够从中获得利益？能够改善资金流动，等等，我们要想到成果后再去制作资料，这样才不会让时间和精力白费。

只有考虑到这一步并高效地工作，才是真正“在工作中能够熟练运用 Excel”。

在最后一章中，我想告诉大家一些重要的思考方式。

分析的基础在于数字的“分类”与“比较”

“上个月的销售额是3000万日元”

在销售会议上，如果你只用这一句话就结束了关于“上个月的销售情况”的报告，会怎样呢？

“哦，然后呢……？”

上司、同事们应该会产生这样的疑问。这样是万万不行的。

“我们知道了这些数据。但是这些数据代表了什么含义？”

可能有人会对你提出这样的疑问，如果你回答不上来，就有必要认真学习商业数据分析的基础知识。

实际上，这里有个很大的课题。在公司内部累积了各种各样的数据，但在大多数情况下这些数据都没有得到充分利用。因为没有人知道为了提高收益进行现状分析、设定目标、制定计划，应该如何灵活运用这些来之不易的数据。所以也无从下手。

所谓数字分析的基础，就是“分类、比较”。

首先，将数据细致拆分到某种程度。比如“销售额”这种数据，可考虑从以下角度进行划分。

• 按客户（年龄层）
• 按地域划分
• 按分公司划分
• 按商品划分
• 按负责人划分

接下来，将这些拆分后的数字资料与其他数据做对比。“与某个标准相比，是高还是低？”如果不运用这样的指标，就无从评价这些数据是好是坏。

关于这一点，有几个标准解答范例，比如做以下说明。

“上个月的销售额为3000万，与去年同期相比增加了112%，达到目标达成率的108%。”

“按商品类别来看后，A 商品占全体的70%，可以说销售额大多来自这个商品。”

“因此，有必要提高其他商品的比例，建立更加稳定的利润结构”

从销售额减去劳动成本、原价等，可得到的“毛利”、“毛利率”等数据，验证这些数据时不仅要从销售额出发，还要以“销售件数”为着眼点进行分析，这也是非常重要的。

像这样的说明，并不是只有掌握了丰富的商业知识与经验才能做好。事先了解工作中需处理的数据的基础，之后利用简单的除法运算，谁都能够做到。